Консультирую и обучаю сотрудников бухгалтерии по работе с электронными путевыми листами и товарно-транспортными накладными
Что такое электронный перевозочный документ (ЭПД)
Цифровизация транспортно-логистической отрасли запущена Минтранспортом еще несколько лет назад. Первый эксперимент с электронными перевозочными документами был удачно проведен в 2020 году.
Электронный перевозочный документ — это документ в цифровом виде, то есть замена бумажной транспортной накладной и других сопроводительных документов на груз
По итогам эксперимента было принято решение о полноценном внедрении электронного документооборота в автомобильных грузоперевозках и создании для этой цели государственной информационной системы – ГИС ЭПД.
С 1 сентября 2022 года введены новые Правила обмена электронными документами, утвержденные Постановлением N 931 Правительства РФ от 21 мая 2022 г. С этой даты для перевозчиков, грузополучателей и грузоотправителей, кто работает в ГИС ЭПД, бумажные документы не нужны, в том числе при проверке документов на дорогах, документы проверяются сразу в электронном виде.
ГИС ЭПД — единая федеральная информационная система, обеспечивающая формирование, получение, обработку, обмен и хранение электронных перевозочных документов, а также оперативное предоставление этих документов контролирующим органам.
В схеме обмена электронными перевозочными документами участвуют грузоотправители, грузополучатели, перевозчики, операторы ЭДО и система ГИС ЭПД. Участники обмена не подключаются к ГИС ЭПД напрямую, а передают документы через операторов ЭДО, одобренных Минтрансом.Использование ЭПД пока добровольное, ожидается, что только к концу 2024 года это станет обязательным для всех участников грузоперевозок.
Преимущества перевозочных документов в электронном виде
Использование электронного документоборота безусловно упрощает и ускоряет работу бухгалтерии, не требуется распечатка, ручное заполнение или ввод данных в программу 1С с бумажных документов. В случае с электронными накладными и путевыми листами преимуществ цифровых документов перед бумажными также достаточно много, это:
- ускорение документооборота, сокращение операционного цикла и увеличение оборачиваемости. Транспортная компания получает оплату за услуги в среднем на 20 днейбыстрее;
- доступ к накладной из любой географической точки. Всегда можно посмотреть, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД;
- возможность оперативно обновить документ, исправить ошибки или внести изменения в маршрут. Новый вариант ЭПД моментально становится доступен каждому участнику перевозки;
- снижение стоимости операций и экономия на обработке и доставке документов. Экономьте на бумаге и расходниках офисной техники;
- хранение ЭПД в электронном архиве, можно быстро найти нужный документ, не нужно складировать бумажные копии;
- упрощение проверок. Налоговая может получить доступ к электронным версиям документов в ГИС ЭПД, предоставлять бумажные копии не требуется.
Какие именно транспортные документы могут быть электронными
Пока утверждены форматы следующих документов:
- Транспортные накладные (ЭТрН),
- электронные заказ-наряды (ЭЗН),
- электронные сопроводительные ведомости (ЭСВ).
- электронный путевой лист (ЭПЛ)
В дальнейшем список документов обещают расширить.
Что предъявлять при проверке ГИБДД вместо бумажной накладной
Минтранс совместно с ГИБДД разработал и протестировал программное обеспечение, которое считывает QR-код и показывает инспектору информацию из электронной транспортной накладной. Инспектор ДПС считывает этот код с помощью служебного планшета и видит всю информацию о маршруте, грузе и участниках перевозки
Для проверки на дороге сотрудниками Госавтоинспекции электронных перевозочных документов, водитель предъявляет на своём телефоне QR-код в котором зашифрованы сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе, адресе погрузки и выгрузки, а также информацию о грузе, транспортном средстве и водителе.
Сам QR-код водитель, или специалист по логистике вашего предприятия должны получить у оператора электронного документооборота, через которого происходит обмен документами. Пример такого оператора — «Калуга Астрал»
Как получить QR код для водителя
Получить QR-код водитель может в телеграм-боте «Калуга Астрал», подробнее в инструкции.
QR-код можно сформировать и в программе 1С. После отправки перевозчиком своей части электронной транспортной накладной о подтверждении погрузки груза (Т2), в программе формируется QR-код для отправки водителю и предоставления инспектору ГИБДД. Его можно отправить по электронной почте, сохранить на рабочий стол и передать любым удобным способом.
Обратите внимание! Изображение QR-кода анимированное, поэтому скриншота недостаточно. В информационной систем, где оформляются ЭПД, есть возможность отправить файл с QR-кодом, например, на электронную почту. Водитель должен сохранить файл на устройство и убедиться, что он доступен без интернета.
Какие сложности могут возникнуть с QR-кодом
Если у водителя нет телефона или интернета, телефон разрядился или разбился:
- Проверяющие органы имеют прямой доступ в ГИС ЭПД. Поэтому при оформлении накладной или другого документа, который есть в электронном формализованном виде и который проходит через ГИС ЭПД, проблемы с интернетом или телефоном у водителя не помешают им проверить ЭПД.
Если у водителя на руках нет никаких документов:
- Инспектор ГИБДД может сам на посту запросить по радиосвязи информацию из ГИС ЭПД по номеру автомобиля. Кроме того, можно заранее сохранить файл с QR-кодом на телефоне и предъявить его. Инспектор сможет считать его с помощью рабочего планшета, даже если нет интернета.
Работа с электронными транспортными документами в программах 1С
В 1С: Предприятие уже можно использовать электронные перевозочные документы и получать QR коды. Например, в «Бухгалтерии предприятия», редакция 3.0, это реализовано в обновлении начиная с версии 3.0.121.31 от 03.10.2022, (подробнее на сайте компании 1С https://v8.1c.ru/lawmonitor/4f897bd3-2777-11ec-9501-0050569f3973.htm)
Можно ли оформить электронный путевой лист в «1С» ?
На данный момент функционал путевых листов в 1С 8.3 уже реализован. Рекомендуем всем пользователям программы 1С выпускать путевые листы именно из программы, а не просто заполнять вручную как раньше. Если путевые листы формируются в 1С, в дальнейшем можно делать в 1С автоматическое списание ГСМ и учет по путевым листам.
Инструкция, как оформить путевой лист из программы «1С: Бухгалтерия» — здесь.
Как работает ГИС ЭПД в программе 1С?
Новый сервис «1С-ЭПД» направлен на упрощение документооборота в отрасли грузоперевозок. Сервис «1С-ЭПД» работает совместно с «ГИС ЭПД» и позволяет получить доступ к данным о перевозимом грузе при помощи считывания QR-кода. Участники электронного взаимодействия могут быть транспортные, логистические и экспедиторские компании, а также крупные грузоотправители и грузополучатели.
Чтобы документы по перевозке отражались в рамках подсистемы обмена с «ГИС ЭПД», каждый участник взаимодействия – грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель – должен быть подключен к сервису «1С-ЭДО» через оператора электронного документооборота «Калуга-Астрал». Кроме этого, всем участникам обмена потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Обратите внимание, водителям достаточно иметь простую электронную подпись или неквалифицированную электронную подпись (НЭП).
Следующим шагом потребуется включить настройку обмена ЭПД в программе «1С».
Для этого в настройках ЭДО конкретного контрагента нужно будет включить флаги:
- Электронные сопроводительные ведомости,
- Электронные заказ-наряды,
- Электронные транспортные накладные
Процесс обмена электронными транспортными накладными выглядит так.
Грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную в программе «1С» и отправляет ее перевозчику и грузополучателю.
Перевозчик принимает или не принимает груз к перевозке и направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю. При подтверждении приемки груза к перевозке перевозчик может внести сведения о переадресовке, о замене водителя и (или) ТС.
После доставки грузополучатель принимает или не принимает груз и направляет соответствующее уведомление грузоотправителю и перевозчику.
Перевозчик направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю о передаче или непередаче груза грузополучателю. В случае частичной выгрузки перевозчик может внести сведения о переадресовке (возврате) и замене водителя и (или) ТС. При необходимости перевозчик вносит информацию о корректировке стоимости перевозки и направляет ее на согласование грузоотправителю.
В каких программах «1С: Предприятие» можно работать с электронными перевозочными документами?
Работа с ЭПД реализована во всех основных программах программах»1С»:
- 1С:Бухгалтерия
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
- 1C:Управление нашей фирмой
- 1С:Управление холдингом
- 1C:ERP Управление предприятием 2.0
- 1С:ERP. Управление холдингом
- 1С:Комплексная автоматизация
- 1C:Управление торговлей
- 1С:Клиент ЭДО, ред. 2
- 1C:Управление автотранспортом Стандарт/ПРОФ
- 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП
Для работы с оператором электронного документооборота, для отправки электронных документов необходим доступ в интернет.
При работе с ЭПД используется понятие «Титул» .
Титул – это часть составного электронного перевозочного документа, которую заполняет каждый участник при завершении этапа грузоперевозки (таких, как подготовка груза отправителем, сверка груза водителем, погрузка, приемка получателем, выдача груза водителем и др.) и отправляет всем остальным участникам.
Стоимость работы в системе «1С-ЭДП»
В программе 1С сервис «1С-ЭДП» платный. Итоговая стоимость работы с электронными перевозочными документами в системе «1С-ЭДП» определяется по количеству использованных титулов.
Стоимость подключения к сервису «1С-ЭПД» можно оплатить по предоплате или начать работать без предоплаты. Если работать без предоплаты, после начала использования электронных перевозочных документов автоматически активируется тариф «1С-ЭДО. ЭПД» с ежемесячной постоплатой за отправленные титулы по цене 7 руб. за 1 титул.
Также участники грузоперевозок могут приобрести предоплаченные тарифы «1С-ЭПД» на более выгодных условиях, указанных в таблице:
Нужна помощь с подключением сервиса, получением консультации по тарифам, а также с получением необходимых электронных подписей?
Обращайтесь ко мне, звоните, пишите в Ватсапп, Вайбер: +7 (902) 866-77-60
Также консультирую по сдаче отчетности из «1С», начислению зарплаты. Программирование в «1С», синхронизация, конвертация данных между программами. Срочное решение практически любых проблем с программами «1С».
