Удобная функция для учета «первички» уже встроена в 1С:Управление торговлей 11, начиная с версии 11.5.5
Возможность оперативно проверить наличие первичных документов, а также вести учет подписанных первичных документов в «1С: Торговля» раньше приходилось дописывать программисту 1С. Сейчас такая возможность встроена в новую редакцию программы. Если вы по прежнему используете не обновленную версию, нужно обновиться до УТ 11.5.5 (а на сегодня уже до самой свежей версии – 11.5.7.255).
Этот функциональный блок называется «Учет состояния оригиналов (или печатных форм) первичных документов».
Подробнее можно почитать инструкцию по учету в программах 1С на сайте ИТС: https://its.1c.ru/db/updinfo#content:858:1:issogl2_toc60160306
Функцию этого блока в программе необходимо включить так:
НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Отслеживание состояний напечатанных документов
Компанией 1С разработан очень полезный и подробный функционал по учету первичных документов. Можно контролировать, что документ напечатан, подписан, передан курьеру, курьер вернул оригинал, документ помещен в архив. Состояние первичного документа можно использовать и свое, оригинальное. Например, добавить дополнительный этап – согласование первичного документа руководителем, и контролировать прохождение документом этого этапа.
Для работы с первичными документами предусмотрено новое рабочее место «Журнал учета оригиналов первичных документов». Рабочее место доступно:
- в навигационной панели
- в разделеПродажи — Оптовые продажи — Оригиналы первичных документов
- в разделе Закупки –Закупки — Оригиналы первичных документов.
- в разделе Склад и доставка — Казначейство
Поддерживается два режима отображения списка оригиналов:
- по документам – показываются виды документов, можно проконтролировать, изменить текущее состояние оригинала первичного документа.
- печатным формам – показываются виды документов, первичные документы и печатные формы (если имеются), можно проконтролировать, изменить как общее состояние оригинала документа, так и состояние каждой печатной формы первичного документа.
Состояние оригинала первичного документа отображается непосредственно на форме документа Реализация товаров и услуг. Это именно та функция, которая ранее требовала настроек программистом 1С. Также состояние оригинала теперь видно в журналах документов, например, в журналах Документы продажи (все), Документы закупки (все)
Контролировать состояние оригинала первичного документа можно по следующим признакам:
- Оригинал получен.
- Оригинал не получен, оригинал (или печатные формы) первичного документа находятся в состояниях, отличных от состояния «Оригинал получен».
Оригиналу первичного документа присвоить окончательное состояние «Оригинал получен» можно различными способами в программе, а также удобной функцией — сканированием штрихкода бумажного документа сканером (если в системе используется штрихкод).
Еще одна полезная возможность – контроль напечатанных первичных документов: после печати система запоминает каждую напечатанную форму и присваивает каждой печатной форме по умолчанию состояние «Форма напечатана». Далее, после уточнения состояния печатных форм для документа Реализация товаров и услуг автоматически устанавливается состояние «Оригиналы не все», поскольку по печатным формам документа получены не все оригиналы.
Система ЭДО и разрабатываемое решение для учета оригиналов первичных документов не будут взаимодействовать, это отдельные решения, то есть необходимо или использовать только ЭДО, или отслеживает оригиналы с помощью данного решения.